POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Versión 3.0
1. Ámbito de aplicación
La empresa TNS SAS, identificada con NIT 800.182.856-1 y matriculada con el número 50645 en la Cámara de Comercio de Cúcuta, en su condición de responsable del manejo de datos personales de sus clientes, proveedores y trabajadores, se permite establecer la siguiente política y procedimientos para el tratamiento de datos personales.
2. Normatividad legal
Nuestra Política de Protección de Datos Personales se regirá por lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, desarrollado por la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1727 de 2009, 1377 de 2013, 1074 de 2015 y las demás normas que las deroguen, modifiquen o sustituyan, esto con la finalidad de garantizar los derechos fundamentales de nuestros clientes, proveedores y trabajadores.
3. Objetivos
a) Garantizar el derecho fundamental de nuestros clientes, proveedores y trabajadores a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en bases de datos o archivos.
b) Definir al interior de TNS SAS una serie de políticas, prácticas y procedimientos que den cumplimiento efectivo a las exigencias y disposiciones legales establecidas en Colombia en relación con la protección de datos personales.
4. Alcance
Todos los trabajadores de TNS SAS deben observar y acatar el cumplimiento de la presente política.
Las áreas que tienen mayor interacción con la administración y/o manejo de datos personales, deben observar con mayor rigor el cumplimiento y aplicación a la Ley, asegurar el cumplimiento de la misma y de cualquier norma o disposición que la complemente, adicione o modifique.
Todas las disposiciones que la legislación colombiana establezca en relación con el manejo de datos personales, bases de datos y habeas data se entienden incorporadas a la presente política.
5. Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:
Titular: Persona natural o jurídica a quien se refiere la información o dato personal objeto de Tratamiento, sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías aplicables.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; este puede ser:
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Asimismo, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co), los cuales pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.
• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios y los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Habeas Data: De conformidad con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008, es el Derecho Constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
6. Principios para el tratamiento de datos personales
TNS SAS dará estricto cumplimiento a los principios rectores que se exponen en el Artículo 4 del Título II de la ley 1581 del 2012, establecidos para la protección de datos personales, los que se aplicarán de manera integral y que a continuación se citan:
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso restringido: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Principio de circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados según las disposiciones de ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por ley.
Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las disposiciones contenidas en la ley que la desarrollen.
7. Tratamiento y finalidad de la recolección de los datos personales
Al momento en que se dé la autorización para la recolección y tratamiento de los datos personales de nuestros clientes, proveedores y trabajadores TNS SAS velará porque los datos personales sean tratados de manera adecuada, ajustada a la ley y de conformidad con las siguientes finalidades:
a) Actividades de mercadeo y publicidad; análisis de información; inteligencia de mercados; envío de información acerca de productos, servicios, promociones, eventos, alianzas, ofertas, mejoramiento del servicio, entre otros, tanto de TNS SAS, como de terceros.
b) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual en relación con cualquiera de los servicios ofrecidos o requeridos, o respecto de cualquier negociación que se tenga o inicie con TNS SAS.
c) Prestar los servicios relacionados en su objeto social, tales como: la prestación de asesorías y servicios relacionados con el Desarrollo de Software en general y particularmente con la comercialización de Software, entre otros.
d) Verificar el cumplimiento de requerimientos regulatorios, posibles conflictos de interés, viabilidad financiera, jurídica y comercial devengada de las relaciones comerciales con sus clientes, proveedores y trabajadores.
e) Realizar consultas en las bases de datos administradas por las centrales de información y compartir la información recolectada con el fin de cumplir con el SAGRILAFT de TNS SAS y para ser utilizada en los modelos internos de identificación de riesgos y segmentación de los factores de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de acuerdo con normativas nacionales, recomendaciones internacionales elaboradas por el Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI y las buenas prácticas sobre la materia.
f) Aportar información que sirva de soporte en procesos de auditoría externa/interna.
g) Enviar y/o recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
h) Contactar a clientes, proveedores y trabajadores para el envío de información relacionada con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y en la medida que se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización correspondiente.
Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.
8. Responsable del tratamiento
Razón social: TNS SAS
NIT: 800.182.856-1
Domicilio: Centro Comercial Bolívar Local B-16, Cúcuta – NDS
Teléfono: (7) 5748710
Correo electrónico: calidad@tns.co
Página web: www.tns.co
9. Deberes de TNS SAS
En su calidad de Responsable del Tratamiento de los datos, cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley y la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales y/o por las personas autorizadas para actuar en su nombre.
j) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales.
10. Derechos del titular
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Derecho de acceso: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TNS SAS a través del correo electrónico calidad@tns.co. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento y se encuentren en las bases de datos de la empresa.
b) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada a TNS SAS, salvo cuando se trate de datos personales respecto de los cuales la Ley 1581 de 2012 expresamente exceptúe la autorización como requisito para el Tratamiento.
c) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: Ser informado por TNS SAS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y en el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Derecho de actualización, rectificación y supresión: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
c) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, conforme a la ley.
d) Los causahabientes quienes deberán acreditar el parentesco adjuntando documento que soporte dicho parentesco y copia de su documento de identidad.
11. Autorización
TNS SAS ha adoptado procedimientos para solicitarle al Titular, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de estos e informarle las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
El Titular al momento de aceptar la presente Política para el Tratamiento de Datos personales autoriza de manera expresa e inequívoca a TNS SAS para recolectar, registrar, almacenar, usar, verificar, analizar, suministrar, transferir y transmitir los datos personales, empresariales y en general cualquier dato e información que este suministre de manera voluntaria, según al tipo de vinculación, relación y/o base de datos, lo que determina el tipo de información personal solicitada. De igual forma el Titular autoriza a compartirlos, transferirlos y transmitirlos con proveedores de TNS SAS ubicados en Colombia o en terceros países con el fin de almacenar, analizar, usar, consultar y verificar dichos datos para el cumplimiento de la relación que se establece o se pretende establecer, identificación del Titular y la completa prestación de servicios o productos adquiridos.
12. Casos en que no se requiere autorización
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
13. Tipos de bases de datos en TNS SAS
Base de datos de Clientes: Tienen como finalidad utilizar los datos para la debida prestación de los servicios o productos adquiridos por el Titular con TNS SAS, así como cumplir con los requerimientos legales en desarrollo de la relación contractual o comercial y toda la información pertinente dentro del desarrollo de los servicios o productos ofrecidos por TNS SAS y terceros. Ésta también tiene como finalidad tener un contacto con potenciales clientes con el fin de presentarle los servicios productos ofrecidos por TNS SAS y terceros. Otra finalidad es la consulta en las bases de datos administradas por las centrales de información y compartir la información recolectada con el fin de cumplir con el SAGRILAFT de TNS SAS.
Base de datos de Proveedores: Tiene como objeto contar con información actualizada y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores de TNS SAS o quisieran tenerla, para el desarrollo de la relación contractual o comercial que se establezca. Esta también tiene como finalidad la consulta en las bases de datos administradas por las centrales de información y compartir la información recolectada con el fin de cumplir con el SAGRILAFT de TNS SAS.
Base de datos de Trabajadores (Activos o Retirados): Busca tener actualizada la información de los trabajadores de TNS SAS. Dicha información permite que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada en cumplimiento de la normatividad vigente aplicable y se logre una mejor comunicación entre TNS SAS y sus colaboradores. Esta también tiene como finalidad la consulta en las bases de datos administradas por las centrales de información y compartir la información recolectada con el fin de cumplir con el SAGRILAFT de TNS SAS.
Base de datos de Socios (Activos y Retirados): Busca tener actualizada la información de los socios de TNS SAS. Dicha información permite que la relación contractual y financiera se desarrolle de manera adecuada en cumplimiento de la normatividad vigente aplicable y se logre una mejor comunicación entre TNS SAS y sus socios. Esta también tiene como finalidad la consulta en las bases de datos administradas por las centrales de información y compartir la información recolectada con el fin de cumplir con el SAGRILAFT de TNS SAS.
14. Procedimientos establecidos para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares
El Titular podrá radicar peticiones, consultas y reclamos por la información que sobre él repose en las bases de datos y el uso que se les ha dado a sus datos personales, con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
Para la atención de las peticiones, consultas y reclamos se ha dispuesto como responsable al Asesor Jurídico, con apoyo del Jefe de cada una de las Áreas de TNS SAS (Servicio al Cliente y Soporte Técnico, Mercadeo y Ventas, Administración y Contabilidad e Investigación y Desarrollo), y se han habilitado los siguientes medios:
• Correo electrónico: calidad@tns.co
• Chat en línea en el área de PQRF a través de la página web www.tns.co
• Comunicación escrita: Dirigida a TNS SAS enviada al Centro Comercial Bolívar Local B-16, Cúcuta – Norte de Santander, Colombia.
• El Titular deberá indicar su nombre completo y su número de identificación, así como el correo electrónico en donde recibirá la respuesta a su consulta.
• Las solicitudes presentadas a través de documento escrito o vía correo electrónico, serán tramitadas y las respuestas sólo serán remitidas a la dirección electrónica autorizada por el Titular.
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de TNS SAS. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para el caso de causahabientes, se solicitará carta autenticada en la que los beneficiarios de ley den autorización a la persona de realizar consultas sobre la información o datos personales de un Titular fallecido, copia de la cédula del autorizado a solicitar información, copia del acta de defunción, documento que soporte el parentesco, en caso de que se trate de hijos o cónyuge. Finalmente, la información se remite a la dirección electrónica autorizada en la carta.
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de TNS SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, cuando deseen revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos o adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TNS SAS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TNS SAS.
15. Transferencia y transmisión de datos personales
El Titular al momento de aceptar la presente Política para el Tratamiento de Datos personales autoriza de manera expresa e inequívoca a TNS SAS para transferir, transmitir y almacenar en Colombia y en otro país los datos personales, empresariales y en general cualquier dato e información que este suministre de manera voluntaria.
TNS SAS no transferirá datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.
La prohibición no regirá en los siguientes casos:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
16. Cambios a esta política
TNS SAS, se reserva la facultad de modificar en cualquier momento la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará oportunamente a los Titulares de los datos personales a través de las redes sociales y página web www.tns.co de TNS SAS, antes o a más tardar al momento de implementación de los mismos, informándoles dónde podrán consultar la nueva Política.
17. Vigencia
La presente Política entrará en vigencia al momento de su publicación en la página web de TNS SAS www.tns.co por el tiempo en que TNS SAS ejerza su objeto social en Colombia, o hasta el término que la sociedad decida.
Publicación: 27/08/2024