POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La empresa RED PANDA SAS (en adelante “RED PANDA”), identificada con NIT 901.398.687-6 y matriculada
con el número 03267151 en la Cámara de Comercio de Bogotá, en su condición de responsable del manejo
de la información personal de sus clientes, proveedores y colaboradores, se permite establecer la siguiente
Política de Privacidad y Tratamiento de datos personales (en adelante “Política”).
2. NORMATIVIDAD LEGAL
Nuestra Política se regirá por lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia,
desarrollado por la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013, 1727 de 2009 y las
demás normas que las deroguen, modifiquen o sustituyan. De esta manera, RED PANDA observa, respeta,
protege y garantiza los derechos fundamentales reconocidos en la legislación nacional, de nuestros clientes,
proveedores y colaboradores, en todo el desarrollo de su actividad.
3. OBJETIVOS
a) Garantizar el derecho fundamental de nuestros clientes, proveedores y colaboradores a conocer, actualizar
y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de la empresa. Así
como, los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento
y circulación de sus datos personales.
b) Definir, al interior de RED PANDA, una serie de políticas, prácticas y procedimientos que den cumplimiento
efectivo a las exigencias y disposiciones legales establecidas en Colombia en relación con la protección de
datos de carácter personal.
4. ALCANCE
Todos los empleados de RED PANDA deben observar y acatar el cumplimiento de la presente política.
a) Los empleados de las áreas de la empresa que tienen mayor interacción con la administración y/o manejo
de datos personales, deberán observar con mayor rigor la aplicación de la presente política y la legislación
nacional, con el fin de asegurar el cumplimiento de esta y de cualquier norma o disposición que la
complemente, adicione o modifique.
b) Todas las disposiciones que la legislación colombiana establezca en relación con el manejo de información,
bases de datos y habeas data se entenderán incorporadas a la presente política.
5. DEFINICIONES
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables; este puede ser:
- Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar
su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos
(huellas dactilares, entre otros).
- Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política
y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en
documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y
los relativos al estado civil de las personas.
Asimismo, serán datos públicos aquellos datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras
de Comercio (Artículo 26 del C.Co), los cuales pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin
importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
- Dato personal privado: Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para la persona
titular del dato.
- Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas
o a la sociedad en general. Dentro de dicha categoría es posible encontrar el dato referente al cumplimiento e
incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la
seguridad social, entre otros.
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para efectos de la presente
política, serán titulares las personas naturales en su calidad de clientes, proveedores y/o colaboradores de
RED PANDA.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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h) Habeas Data: De conformidad con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008, es el Derecho Constitucional que
tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la
recolección, tratamiento y circulación de datos personales.
i) Terceros: Cualquier persona natural o jurídica distinta de RED PANDA, sus proveedores, clientes y
contrapartes. Asimismo, para efectos de la presente política, se entenderá como tercero cualquier persona
natural o jurídica que no se encuentre facultada bajo un vínculo contractual, para conocer información
confidencial y/o datos personales contenidos en las bases de datos de la empresa.
j) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida
al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia
de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento
de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a
su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera
del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el
Encargado por cuenta del Responsable.
6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RED PANDA dará estricto cumplimiento a los principios rectores que se exponen en el Artículo 4 del Título II
de la ley 1581 del 2012, establecidos para la protección de datos personales, los que se aplicarán de manera
integral y que a continuación se citan:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución
y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado
del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia
de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del
Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le correspondan.
e) Principio de acceso restringido: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los
datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá
hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
f) Principio de circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados
según las disposiciones de ley.
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g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o
Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales
que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a guardar reserva de la información, inclusive después
de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por
ley.
i) Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe
sujetarse a lo establecido en las disposiciones contenidas en la ley que la desarrollen.
7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCION DE LOS DATOS PERSONALES
Al momento en que se dé la autorización para la recolección y tratamiento de los datos personales de nuestros
clientes, proveedores y colaboradores, RED PANDA velará porque los datos personales sean tratados de
manera adecuada, ajustada a la ley y de conformidad con las siguientes finalidades:
a) Actividades de mercadeo y publicidad; análisis de información; inteligencia de mercados; envío de
información acerca de nuestros productos, servicios, promociones, eventos, alianzas y ofertas, entre
otros;
b) Actividades de mejoramiento del servicio;
c) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post
contractual en relación con cualquiera de los servicios ofrecidos o requeridos, o respecto de cualquier
negociación que se tenga o inicie con RED PANDA;
d) Prestar los servicios relacionados en su objeto social, tales como:
- El comercio al por menor en establecimientos no especializados con surtido compuesto
principalmente por alimentos, bebidas o tabaco).
- El procesamiento de datos, alojamiento (hosting) y actividades relacionadas, como actividad
secundaria.
- Otras actividades, como el comercio al por menor realizado a través de internet.
e) Verificar el cumplimiento de requerimientos regulatorios, posibles conflictos de interés, viabilidad
financiera, jurídica y comercial devengada de las relaciones comerciales con sus clientes y
proveedores.
f) Aportar información que sirva de soporte en procesos de auditoría externa/interna.
g) Enviar y/o recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
h) Contactar a Clientes, Empleados o Proveedores para el envío de información relacionado con la
relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de
datos de naturaleza pública, y en la medida que se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
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Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización
correspondiente.
Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y
adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.
8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: RED PANDA SAS
NIT: 901.398.687-6
Teléfono: 321 2452666
Correo electrónico: servicioalcliente@laredpanda.com
Página web: www.laredpanda.com
9. DEBERES DE RED PANDA
En su calidad de Responsable del Tratamiento de los datos, RED PANDA cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización
otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud
de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando, de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las
novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales y/o por las personas
autorizadas para actuar en su nombre.
j) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en
relación con el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales.
10. DERECHO DE LOS TITULARES
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Derecho de acceso: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RED PANDA a través del
correo electrónico servicioalcliente@laredpanda.com o al celular +57 321 2452666. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento y se encuentren en
las bases de datos de la empresa.
b) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada a RED PANDA,
salvo cuando se trate de datos personales respecto de los cuales la Ley 1581 de 2012 expresamente exceptúe
la autorización como requisito para el Tratamiento.
c) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: Ser informado por RED PANDA, previa
solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Presentar ante la
Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y en
el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Derecho de actualización, rectificación y supresión: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del
dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la
Constitución.
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
c) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para
representarlos, conforme a la ley.
d) Los causahabientes quienes deberán acreditar el parentesco adjuntando documento que soporte dicho
parentesco y copia de su documento de identidad.
11. AUTORIZACIÓN
Para la recolección y el tratamiento de los datos personales, se requerirá la autorización previa, expresa e
informada del Titular, la cual será obtenida mediante comunicación escrita o correo electrónico. En la solicitud
de autorización se informará sobre los datos que serán recolectados y su finalidad, así como los derechos que
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le asisten al Titular y la información de contacto de RED PANDA. Esta autorización estará disponible para
consulta posterior por parte del Titular.
12. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
13. TIPOS DE BASES DE DATOS EN RED PANDA
Base de datos de Clientes.
Tienen como finalidad utilizar los datos para la debida prestación de los servicios adquiridos por el titular con
RED PANDA, así como cumplir con los requerimientos legales en desarrollo de la relación comercial y toda la
información pertinente dentro del desarrollo de los servicios ofrecidos por RED PANDA. Ésta también tiene
como finalidad tener un contacto con potenciales clientes con el fin de presentarle los servicios ofrecidos por
la empresa.
Base de datos de Proveedores.
La base de datos de Proveedores tiene como objeto contar con información actualizada y suficiente acerca de
las personas que tienen la calidad de Proveedores de RED PANDA o quisieran tenerla.
Base de datos de Empleados (Activos o Retirados).
La base de datos de empleados busca tener actualizada la información de los empleados de la empresa. Dicha
información permite que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada y logra una mejor comunicación
entre la empresa y sus colaboradores.
14. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
RED PANDA no transferirá datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles
adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos
cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.
La prohibición no regirá en los siguientes casos:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la
transferencia;
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b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud
o higiene pública;
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia
sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento,
o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
15. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA
RED PANDA se reserva la facultad de modificar en cualquier momento la presente Política. Cuando se realicen
modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información
mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento
de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva política en el portal. En dicho aviso, se
indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del
tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.
16. VIGENCIA
La presente Política entrará en vigencia a partir del 01 de Febrero de 2020, por el tiempo en que RED PANDA
ejerza su objeto social en Colombia, o hasta el término que la sociedad decida.
